Del temps que estàs en el teu treball Quant temps estàs treballant? I d’aquest Quin temps estàs treballant en allò que fa que l’empresa tingui èxit? Després de respondre aquestes preguntes Quin percentatge del teu temps és productiu?

Una pregunta més Quantes vegades has acabat la teva jornada laboral i tens la sensació de que no has fet res?

Si tens aquesta sensació, en la majoria dels casos el problema és degut al temps dedicat en temes que no són importants i en els que ho són no has rendit durant el temps destinat a treballar a causa dels lladres de temps, és a dir, interrupcions (gent, correus electrònics, cridades, etc.), reunions absurdes, falta d’especificació del treball, etc.

Saps quin és el cost de cedir a aquests lladres de temps? El temps és irrecuperable i irreemplaçable i gestionar el temps és gestionar la vida. I això és clau, ja que els lladres del temps contribueixen significativament a no complir amb els nostres objectius professionals, personals, familiars i socials, és més, cedir a ells significa postergar o no aconseguir els nostres desitjos i aspiracions, a més de llevar temps de qualitat a les nostres famílies, amics i a nosaltres mateixos.

Per tant a causa de la importància d’aquest tema a continuació proposo una sèrie de consells para enfrontar-nos als lladres de temps:

1. Aprendre a dir no. Moltes persones no saben dir no i acaben fent el que altres persones volen que facin, per que accepten ser interromputs per anar a una reunió, conversar o tractar temes que no contribueixen al seu treball. Per tant és important aprendre a dir no, però de forma amable, sense ferir susceptibilitats, per exemple: t’agraeixo molt la invitació però no puc anar, o en aquest moment justament no et puc atendre.
2. Comunicar eficaçment. Si no transmetem missatges clars és molt possible que els altres realitzin malament el treball i hagin de tornar a repetir-ho, la qual cosa suposa una enorme pèrdua de temps. Hem de comunicar amb claredat i comprovar que l’altra persona ha comprès el que intentem transmetre-li. De la mateixa forma, cal escoltar amb atenció i preguntar si alguna cosa no ens queda clar.
3. Aprendre a delegar. Moltes persones pensen que són les úniques que poden realitzar tots els treballs bé, subestimant als altres i carregant-se tot el treball, no podent complir amb els mateixos per falta de temps. És necessari aprendre a delegar, és a dir a preparar a les persones en coneixements i tècniques perquè puguin realitzar els treballs.
4. Evitar distraccions. Cedir a aquestes sol·licituds és una temptació constant ja que d’elles deriva moltes vegades la nostra popularitat i acceptació personal enfront de les altres persones. És necessari aprendre a establir horaris en els quals pots rebre visites, ser interromput. Si t’interrompen en ple procés indica de forma assertiva i amable que en aquest moment no li pots atendre i si aplica emplaça-li a solucionar el tema en un altre moment o en l’horari que hagis destinat a aquest efecte.
5. Realitzar un bon ús del correu electrònic. En la actualitat, el correu s’ha convertit en font de interrupcions i en ocasions d’estrès i ansietat. Si el teu treball de debò no precisa d’estar online amb el correu constantment, no tinguis por a no contestar en el moment, el correu no és una eina de missatgeria instantània. Planifica moments per revisar-los. Per exemple, una vegada al matí i un altre a la tarda. Revisar i respondre correus electrònics lleva molt temps, és necessari filtrar els correus. Revisa i atén aquells que són del treball, deixant aquells que no ho són si ho consideres per a un temps fora de l’horari de treball.
6. Usar correctament el telèfon. Quantes converses realitzes que són llargues, intranscendents, vagues i sense un sentit clar? Moltes vegades contestem instintivament a qualsevol trucada, fins i tot en plena conversa amb una altra persona. Rep i fes cridades que siguin només de treball o estrictament de màxima importància personal, ajornant aquelles que no ho són per respondre en un horari fora del treball. Si és necessari apaga el telèfon, utilitza les notificacions de trucades per identificar i respondre a aquelles que tinguin sentit.
7. Aprendre a utilitzar correctament Internet. Utilitzes aplicacions, entres en xarxes socials, xateges o veus vídeos o blogs de manera automàtica i sense pensar-ho?. Tingues cura amb la navegació inconscient. Pregunta’t, per què et serveixen i elimina o deixa de visitar allò que no t’aporti res significatiu.
8. Ser ordenat. Si destinem uns pocs minuts cada dia a arxivar ens evitarem perdre hores cercant un arxiu en l’ordinador o un paper per la taula. Costa, però val la pena.
9. Ser puntual i exigir puntualitat. Si no ets puntual, els teus companys de treball faran el mateix amb tu i et robaran temps. Sigues puntual, exigeix-ho i els altres respectaran el teu temps.
10. Gestionar bé les reunions. Aprèn a filtrar reunions. Si pots prendre una decisió fes-ho i no convoquis a una reunió innecessària. Acudeix a una reunió si és veritablement necessari i si la convoques solament fes-ho amb les persones estrictament necessàries. Quan realitzis una reunió o participis en una d’elles exigeix tenir una agenda de temes a tractar amb un temps estimat per cada tema i per a tota la reunió, amb hora d’inici i de finalització per evitar divagacions que allarguin la reunió. Si alguns dels temes no t’incumbeixen demana permís para sortir de la reunió quan s’arribi a ells.
11. Gestionar sentiments inútils. Aprèn a gestionar emocionalment les preocupacions, sentiments de culpa, odi, por, ansietat, etc. que et lleven temps i no et generen valor.
12. Aprendre a utilitzar els temps morts per tornar-los productius. Per exemple un viatge de treball, pots portar alguna lectura, l’ordinador portàtil, etc. per aprofitar el trajecte.
13. Gestionar conflictes. Es perd molt temps en conflictes innecessaris, dedicant gran part del temps a defensar-se o cobrir-se per una possible culpabilització. Encara que és un tema d’actitud personal i de la cultura de l’empresa, canvia l’enfocament, no personalitzis les discrepàncies amb els teus companys, soluciona els problemes buscant relacions de guanyar guanyar.
14. Evitar caure en el perfeccionisme. Moltes persones per voler realitzar un treball perfecte, no acaben mai un treball, ajornant-ho permanentment.

Realitzem molts gestos instintivament que devem eliminar i que ens resten temps de treball. El procés de canvi ha d’esser gradual, però la tasca més difícil és conèixer-nos i conscienciar-nos. Moltes vegades els factors que contribueixen als lladres de temps estan arrelats en la cultura de l’organització i solem justificar-nos en això per no canviar, però hem de recordar el cost tan gran que això suposa, per la qual cosa et proposo que encara que suposi esforç, et centris en els indubtables beneficis que obtindràs i adoptis una actitud pro-activa (com va dir Gandhi, Sigues tu el canvi que vols pels altres), cerquis aliats (molts dels teus companys compartiran les teves idees ja que volen aconseguir els seus objectius i tenir una vida més profitosa) i conscienciïs al teu entorn per poder complir amb els objectius plantejats.

El que resulta veritablement urgent, és ocupar-se del que és important i la teva vida i el teu temps ho són.

Font: http://www.projectcoaching.es